Optymalizacja czasu biura księgowego
Ostatnie lata w branży księgowej to czas zmian i zawirowań. Obserwujemy rosnące zapotrzebowanie na usługi księgowe, przy jednoczesnym wycofywaniu się części księgowych z rynku. Dodatkowo wciąż zmieniające się przepisy, powodują, że biura rachunkowe mają bardzo ograniczone możliwości czasowe, czego konsekwencją jest mniejsza ilość klientów, którym mogą świadczyć usługi.
W ramach grupy M⋮BIURO za priorytet stawiamy sobie optymalizację czasu pracy oraz tworzenie nowych form wsparcia dla firm. Jedną z nich jest Osobisty Asystent, będący odpowiedzią na pytanie, jakie zadajemy Przedsiębiorcom od 2003 roku: „CO MOŻEMY ZA CIEBIE ZROBIĆ?”.
Jesteś niezależną księgową/księgowym lub prowadzisz biuro rachunkowe i szukasz narzędzi, które pomogą zoptymalizować czas pracy?
W poniższym tekście opisujemy rozwiązania, które przetestowaliśmy na klientach z branży księgowej, nastawione na redukcję kosztów związanych z tworzeniem kolejnych etatów oraz trudnym procesem rekrutacji. Stworzyliśmy nowe usługi z potrzeby obniżania cen w kontrze do wzrostów oraz w wyniku poszukiwania rozwiązań dla klientów M⋮BIURO.
Nowy system pracy — przekaż część obowiązków Wirtualnemu Asystentowi!
Osoby z branży księgowej doskonale wiedzą, że są takie terminy w miesiącu, kiedy czasu jest zdecydowanie mniej. Dodatkowo, kiedy klienci nie dostarczają dokumentów na czas lub w dokumentach są braki, presja czasu zaczyna być ogromna i brakuje przestrzeni na dodatkowe czynności. W takich sytuacjach rozsądnym rozwiązaniem jest rozdzielenie najważniejszych spraw, wymagających skupienia i odłożenie innych na mniej „gorący” czas.
Jak to jednak zrobić, by Klienci, którzy potrzebują kontaktu, nie poczuli się zostawieni sami sobie?
Rozwiązaniem może okazać się przekazanie części Twoich obowiązków Wirtualnemu Asystentowi. Wirtualny Asystent przejmie część obowiązków, poprzez odbieranie telefonów i pomoc przy planowaniu kalendarza, rozmowy z klientami, czy rozmowy z urzędami. Każda taka rozmowa jest nagrywana, dzięki czemu możesz ją w każdej chwili odsłuchać. Dzięki temu możesz się do niej przygotować, kolejne sprawy będą załatwiane dużo szybciej, a Ty zaoszczędzisz czas.
Przygotowanie się i zaplanowanie rozmów powoduje, że sprawy są załatwiane dużo efektywniej, a wyraźny plan dnia wpływa na samopoczucie pracowników.
Osobisty Asystent/Asystentka, rozmawiając z klientem, udzieli odpowiedzi na podstawowe, najczęściej pojawiające się kwestie. Pytania i odpowiedzi mogą zostać ustalone już na samym początku i zmieniać się w trakcie współpracy. Jeżeli pojawi się zagadnienie, na które Asystent nie zna odpowiedzi, a klient prosi o kontakt, sprawa otrzyma status pilnej. Wystarczy odsłuchać rozmowę i skontaktować się z klientem już z gotową odpowiedzią.
Przejmując rozmowy z urzędami, Asystent/Asystentka dowie się, czego dotyczy sprawa i przekaże dane kontaktowe. Istnieje także możliwość współdzielenia kalendarza z wolnymi terminami, które zostaną zapełnione rozmowami telefonicznymi lub spotkaniami w biurze.
Chcesz poznać szczegóły oferty?
Co w praktyce daje wsparcie Asystentki/Asystenta?
Obecnie ogromnym problemem wśród wielu zawodów w Polsce, w tym wśród księgowych, jest wypalenie zawodowe. Najczęstszą przyczyną tego stanu jest nadmierny stres towarzyszący wykonywanym obowiązkom. Wspomniane już terminy na złożenie dokumentów, ciągłe zmiany przepisów to rzeczywistość biur rachunkowych. Asystentka/Asystent ma za zadanie przejąć część zadań związaną z odbieraniem telefonów, dzięki czemu pojawia się przestrzeń na pracę w skupieniu, co przy tak odpowiedzialnym stanowisku jest bardzo ważne. Jednocześnie dodatkowe narzędzia takie jak wspomniany kalendarz współdzielony oraz lista nagrań, pozwalają na monitorowanie zdarzeń i pracy Asystentki/Asystenta. Mniejszy stres ma wpływ na jakość i efektywność pracy oraz lepsze samopoczucie, co w dzisiejszych realiach prowadzenia firmy jest nie do przecenienia. Badania w obrębie HR firm na całym świecie pokazują, że decyzja o zmianie pracy wśród pracowników najczęściej jest podyktowana potrzebą redukcji stresu i poprawą atmosfery, a dużo rzadziej potrzebą wyższych zarobków.
Nasze doświadczenia pokazują, że odbieranie telefonów w branży księgowej to pół etatu pracownika lub więcej. Przypisanie do etatu Wirtualnej Asystentki/ Asystenta jest opcją ekonomiczną w porównaniu z tworzeniem nowego stanowiska. Dodatkowo Asystent/Asystentka zoptymalizuje czas pracy, dzięki czemu istnieje możliwość obsługi większej ilości klientów bez tracenia na jakości i szybkości świadczonych usług.
Co możemy za Ciebie zrobić? – OXCALL DLA KSIĘGOWYCH
W ramach grupy M⋮BIURO stworzyliśmy pakiety oxcall, dostosowane do konkretnych potrzeb naszych klientów, które pozwalają na przetestowanie za darmo możliwych rozwiązań, współpracę na stałe lub w wybranych terminach oraz w formie zastępstw, a także z możliwością wykorzystania centrali telefonicznej IVR. Wszystkie możliwości i narzędzia zostały zamieszczone w Panelu Klienta, który pozwala na wprowadzenie dowolnej ilości modyfikacji i zmian, dopasowując się do pracy zespołu i sytuacji w biurze.
Sprawdź nasze możliwości! – https://oxcall.pl/#pakiety
